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Open Space, la metodología de las Pymes para repensar y reflexionar

Open Space, la metodología de las Pymes para repensar y reflexionar

Creada por Harrison Owen en 1984, la jornada apunta a reunir grupos de trabajo para hacer recapacitar a sus empresas y generar un gran impacto en la cultura organizacional. Cómo funciona y un caso ejemplar.

Pienso, luego existo. En busca de fortalecer y homogenizar su cultura y su forma de trabajar frente a los cambios internos y externos, las empresas indagan por distintas opciones que permitan sentarse, repensar y salir de nuevo a flote. Uno de los caminos, que está creciendo a grandes pasos es el denominado Open Space. La metodología apunta a reunir grupos numerosos de personas que se auto-organizan y proponen determinados temas para conversar en diferentes sesiones que suelen ser simultáneas.

“Lo interesante del método es que, al ser casi por completo autogestionado de manera horizontal, genera un gran impacto en la cultura organizacional más allá del contenido de las conversaciones”, explica en su entrevista con Multitaskers, Alan Cyment, coach ágil que junto a su socio Ariel Ber lideran Liqueed, empresa que se encara de crear y organizar estas jornadas. Sobre el mismo, además, explica que es una metodología “súper liviana”, que facilita un espacio de “reflexión y reinvención” a organizaciones de hasta dos mil personas.

La dinámica del Open Space, por lo general, comienza con la formación de un círculo por parte de todos los participantes con hojas y marcadores. Estos, van pasando de a uno al centro y tienen un minuto para hacer una propuesta de una “sesión” o “charla”. A todo esto, una agenda en blanco en la pared señalará horarios y espacios donde van a tener lugar los encuentros. En esas sesiones, los participantes pueden explicar o contar una experiencia o un conocimiento o aprendizaje. También pueden proponer una pregunta abierta o pedirle a alguna persona que explique un tema que para otro resulte desconocido.

 

Un método probado

En referencia a su aplicación en la actualidad, Cyment explica que, a pesar de ser un método que “tiene su origen en la década del ‘80" y que su empresa lo viene utilizando desde hace ya una década, sostiene que hay una “mayor receptividad en las empresas en los últimos años". Explica que este incremento tiene que ver con “la creciente complejidad del mundo de los negocios”, que obliga a las empresas a “repensarse permanentemente" apelando a la “inteligencia colectiva" de todos sus miembros.

Por otro lado, ante la pregunta sobre qué tipos de compañías lo aplican más, el líder de Liqueed manifiesta que el método pasa a tener sentido “en grupos de 20 o más personas". En base a su experiencia, declara que han aplicado Open Spaces tanto para empresas “de menos de 100 personas" como en “áreas específicas de empresas de miles de empleados”.

 

Los beneficios

La utilización de esta metodología podrá traer numerosas ganancias a las compañías. En primer lugar, el coach explica, en su entrevista con Multitaskers, que ante la “gran fragilidad estructural”, que sufren tanto las start-ups cómo las pymes en general, el Open Space les permite “salirse por un momento de la inercia cotidiana y preguntarnos si no estamos acelerando el paso hacia el vacío". Por otro lado, la metodología se convertirá en un factor e incentivo clave para con los empleados ya que permite “en simultáneo” despertar la “inteligencia colectiva” de todos los empleados y “repensar el rumbo de la empresa y crear una cultura de trabajo más horizontal y colaborativa”.

 

El caso Redbee

Además de hablar con una de las empresas que desarrolla la metodología, Multitaskers entrevistó a Guillermo López, COO de Redbee, una empresa que construyen productos de software para empresas y cuyos empleados (102 en total) fueron partícipes del método. “Decidimos organizar un Open Space porque entendimos que necesitábamos generar un espacio para charlar entre todos sobre cómo llegamos hasta acá, cómo estamos haciendo las cosas, para ver qué tenemos que cambiar y qué potenciar y, sobre todo, para saber cómo continuamos”, confiesa López.

Una vez planteado el problema y tomada la decisión de aplicar la jornada, López cuenta cómo se fue llevando la previa, donde las expectativas fueron aumentado “poco a poco”, al igual que la incertidumbre sobre cómo resultaría la actividad. “La preparación previa del Open Space llevó varias semanas. Se hicieron múltiples reuniones con grupos pequeños para instalar el lema disparador y "estimular" el surgimiento de temas de debate”, relata. Es en este contexto donde empezaron asomar -según define- distintas cuestiones, “desde grupos donde no había mucha participación en la propuesta de temas hasta otros donde se planteaban temas controversiales”.

 

Las conclusiones

Luego de la jornada que contó con más de 40 temas para charlar, que fueron propuestos incluso por personas que “normalmente tienen un perfil muy bajo y hablan poco en el día a día”, el COO de la compañía comparte las reflexiones post el encuentro. En primer lugar, hace referencia a las temáticas que se conversaron y sostiene que los mismos “dejaron líneas de acción abiertas” y agrega que además de que no hubo temas "tabú", también se “abordó” todo lo que se propuso conversar.

Bajo esta línea, señala que lo más importante que se percibió luego de la experiencia, fue el entusiasmo y ganas de cooperar de todos los participantes: “Quedaron muy altas las expectativas en participar de la definición y/o creación del "cómo" continuamos a partir de ahora. Resulto ser una forma muy efectiva de convocar a la participación”, comenta López. Cómo cierre, el ejecutivo de Redbee manifiesta también que muchas de las acciones e iniciativas que surgieron en el Open Space “ya están en marcha” y otras, que requieren de pasos previos, “se siguieron conversando y profundizando y ya estamos trabajando en esas acciones previas”.

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