Ante la urgencia por optimizar el tiempo y los recursos, empresas de todos los rubros delegan tareas a “secretarias virtuales” a distancia. Cómo es la labor, qué actividades requieren y algunos consejos de la mano de sus protagonistas.
Llevar a cabo tareas desde el hogar se presenta como una actividad atractiva para aquellos que no simpatizan con las relaciones laborales dependientes. Un asistente virtual, como cualquier freelancer, ofrece sus servicios a distancia. Es importante estar capacitado en el manejo de herramientas digitales, gestión empresaria y administración. Multitaskers dialogó con profesionales del campo que llevan 8 años y más ejerciendo esta actividad para conocer qué hábitos, ventajas, desventajas y claves se encuentran detrás de esta labor.
Tareas para el hogar
Victoria Miles empezó a trabajar como asistente virtual en 2006 y reflexiona que, aunque el término pueda resultar nuevo, "cada vez más personas tienen presente la posibilidad de contar con un equipo de trabajo remoto y freelance, con proveedores de servicios varios de manera externa”. Desde Virtual Assistence Argentina, la emprendedora freelance tiene un espacio de trabajo en su casa “especialmente dedicado a mi emprendimiento, y equipado con la computadora, conexión a Internet y los recursos comunes a cualquier oficina”.
El campo de acción de un asistente virtual parece complementarse con servicios como networking, creación de espacios online, community management o recursos humanos. Nadia Bretto, Directora de Mi Asistencia Virtual, cumple un horario de 8 a 17 hs en su espacio de trabajo y explica que las tareas que realizan desde su empresa “dependen de los requerimientos de los clientes”. Algunas de sus actividades son la creación de sitios webs, búsquedas laborales, tareas administrativas, gestión de redes sociales, organización de eventos, entre otros. Por otro lado, Miles menciona labores de marketing online, “el tipo de tareas que realizo incluye actualización y mantenimiento de blogs, gestión de redes sociales, redacción y envíos de newsletters, entre otras y con algunas variaciones dependiendo del cliente”.
En un comienzo, la labor del secretario o asistente virtual, como explica Miles, se limitaban a tareas secretariales a distancia. “Con el correr de los años, las nuevas profesiones virtuales nos permitieron especializarnos en diferentes disciplinas que abrieron un gran abanico de servicios freelance, según las habilidades, la formación y los intereses de cada uno”. En la actualidad, según Bretto, quienes solicitan con mayor frecuencia los servicios de asistencia virtual “son consultores y profesionales independientes, emprendedores, empresas de servicios y también de venta de productos”, y reconoce que la gama puede ser “muy amplia”. Miles detalla que estos buscan delegar actividades “evitando así contratar personal en relación de dependencia y a la vez contar con un recurso especializado”.
Claves de desarrollo
La administración de los tiempos pareciera ser una de las claves a tener en cuenta en este negocio. “La organización juega un rol muy importante para aprovechar al máximo el tiempo -confiesa Victoria Miles- generalmente planifico de manera anticipada mis semanas, asignando bloques de tiempo en mi agenda para los diferentes clientes y tareas que tengo por delante, tanto laborales como personales”. Nadia Bretto afirma que los clientes tienen la ventaja de pagar por el tiempo real de trabajo, “pueden contratarnos por un proyecto o tarea a realizar específica, no tienen que preocuparse por las bajas de enfermedad, vacaciones y compensaciones de tiempo, pueden de esta manera reducir sus costos fijos, pueden dedicarle mayor tiempo a sus clientes y otras actividades importantes, incrementando su eficiencia y productividad”.
Una de las recomendaciones de Miles es que “al ser vos tu propio jefe, tener tu propio negocio independiente, tenés que incorporar habilidades adicionales para atraer clientes y administrar tu negocio”, dado que no se cuenta con un sueldo fijo ni a la comodidad de una relación de dependencia. La forma más efectiva para ella de contactar con clientes son las redes sociales junto con los portales de trabajos freelance, como “buenos canales de difusión de los servicios”. También lo son el tradicional “boca en boca” algo con lo que también coincide Bretto.
Las emprendedoras explican a los lectores de Multitaskers sobre las maneras más efectivas de afrontar este trabajo. Por un lado, Bretto asegura que “mantenerse en movimiento” y “actualizada” genera un caudal de clientes importante para desarrollar de manera sustentable su negocio. Victoria Miles recomienda a aquellas personas que estén pensando o estén interesadas en ofrecer servicios de asistencia virtual, “las alentaría a investigar y a capacitarse ya que, si bien las barreras de entrada a este tipo de emprendimiento son muy bajas, es altísimo el porcentaje de personas que lo hacen un tiempo y no logran obtener los ingresos que desean”.
Aníbal A. Parera
