Son muchos los retos que deben asumir las empresas en épocas donde los precios suben y la incertidumbre se hace presente en los mercados locales. Todos los sectores de la compañía deben compaginar de manera eficiente para alcanzar el objetivo final. Uno de esas secciones, es la gestión de cobranza, que deberá cumplir con las metas propuestas a pesar de los contextos adversos. Una buena preparación previa sobre el deudor como historias de pagos, antigüedad o volumen de compra, establecer por qué le conviene al deudor pagarme y definir alternativas de arreglos, son algunas de las claves para enfrentar los tiempos inflacionarios. Alicia Verna, Directora de AV Consultores Pymes, consultora especializada en Gestión de Negocios Pymes y Diego Caride Fitte, director socio de AUREN Buenos Aires hablaron con Multitaskers y aconsejaron sobre cómo reinventarse ante los desafíos de la inflación.

“¿Por qué la cobranza es tan importante? La función de cobranza en cualquier organización es crucial, ya que puede marcar la diferencia entre un buen desempeño financiero y un excelente rendimiento”, inicia Caride Fitte en su entrevista con Multitaskers. Bajo la misma línea, determina que al identificar oportunidades para hacer que la función de la cobranza sea más efectiva, eficiente y orientada al cliente, “el departamento de cobros puede agregar un valor significativo para la empresa”. Por otro lado, la directora de AV Consultores Pymes, se enfoca en la relaciona con la suba de precios y sostiene que la inflación “debe movernos, como empresarios, a que las gestiones de cobro que llevamos a cabo sean más agresivas, acortando plazos, por un lado, pero también involucrando al equipo comercial en el proceso de cobranza”.

Claves para no sucumbir

El primer paso para gestionar de manera efectiva la cobranza, es conocer con detalles las personas que se encuentra endeudadas. Para Verna, por ejemplo, lo que primero que hay que hacer es dominar “el listado de clientes que están pagando fuera de término para poder "sincerar" el plazo de venta y pago o para renegociar el precio”. De esta forma, para reducir los plazos de demora, la profesional recomienda “dejar de ser reactivos” y una manera de hacerlo por ejemplo es “comenzar a gestionar la cobranza de la factura, el día que la misma vende”. Por otro lado, la directora de AV Consultores Pymes, asegura que ser proactivos en la gestión de cobranza es “iniciar el proceso de cobro unos 10/15 días antes de su vencimiento” y de esta forma nos permite “anticiparnos a cuestiones como pérdidas de factura por parte del cliente; nos permite asegurar que el cliente tiene la información sobre las formas pago; que hemos cumplido con los procesos que el cliente requiere para realizar el pago, entre otras”. 

Para director socio de Auren, por ejemplo, la gestión de cobranzas como tarea dentro de una empresa debe ir “evolucionando teniendo en cuenta mecanismos que ayuden a cumplir con los plazos previstas internamente y con el cliente” y destaca que es importante “establecer con los clientes condiciones de cobro claras, seguras, y flexibles para que el proceso de cobranzas no se vea alterado. Asimismo, es relevante incorporar software que nos permite agilizar los procesos y tener alarmas”. Por otra parte, Caride Fitte, sostiene que si los cobros la negociación hecha con los clientes sobre el servicio que vas a prestar, no es llevada por personas capacitadas y con un excelente trato hacia el cliente que garanticen el éxito en la gestión de cobranzas “seguramente no sea tan efectiva”. Es por eso que, es trascendente capacitar al personal para que “el resultado en la gestión de cobranzas sea un éxito”. Verna, además agrega que, desde el área de créditos, en épocas de inflación, se puede considerar algunas estrategias como “recargos financieros, por pago fuera de término; o también descuentos por pago al contado; las cuales pueden ayudar a acortar tiempos de cobro”.

Si se evitan, mejor

Además de ensayar diversas estrategias y movimientos destinados exclusivamente en épocas de inflación, es importante evitar errores que suelen frecuentar durante las gestiones de cobranzas. Por ejemplo, para la dueña de AV Consultores Pymes, un error muy común es “la falta de organización en las gestiones a realizar”. Por eso, aclara que, para la gestión, es clave que se “realice de forma organizada, priorizando las deudas, considerando aspectos como: el monto, la antigüedad de la misma, y los días desde la última gestión”. Por otra parte, la directora, afirma que otros de las grandes equivocaciones es la de “no medir, como empresarios, la gestiones que realiza nuestro cobrador”, lo cual puede llegar a provocar grandes dolores de cabezas.

En el caso del socio director de Auren, uno de los errores más comunes se da por la “falta de tiempo en la gestión, sobre todo cuando la gestión es realizada por personas que hacen además otras tareas, no debe ser un trabajo estático, sino todo lo contrario, hay que salir a ver al cliente” y además, “no establecer límites de crédito y no hacer una buena gestión”. Bajo la misma lógica, Verna sostiene que todo proceso de cobranzas “debe ser medido y mejorado, en función a las métricas que se extraigan podemos evaluar qué tan bien se están llevando a cabo las gestiones y cómo podríamos mejorarlas”.