A medida que los empleados reanudan muchas actividades comerciales habituales, como visitas de ventas y asistir a eventos en persona, esto trae consigo una afluencia de informes de gastos. Los negocios que ya están digitalizando sus procesos de informes de gastos tienen una ventaja. Pero debido a que estas herramientas de automatización de back-office solo seguirán evolucionando, los negocios pueden seguir siendo competitivos al reevaluar continuamente sus capacidades. Refinar estos procesos puede garantizar que la gestión de informes de gastos continúe ahorrando tiempo y dinero, incluso en condiciones comerciales que cambian rápidamente.

El estado actual de la gestión de gastos

Al desatarse la pandemia, algunos negocios tuvieron que virar hacia las plataformas digitales. Esto significa que los negocios han tenido que mantenerse actualizados sobre cómo administran los gastos, no solo para optimizar los procesos, sino también para reducir el fraude y pagar los gastos válidos más rápidamente.

Los estudios sugieren que la adopción digital es uno de los mayores aprendizajes del COVID-19 para los negocios, y es fundamental para la forma en que los negocios se adaptan para el futuro. Los que no lograron adaptarse a la era digital estarán sustancialmente en desventaja durante la recuperación y pueden descubrir que son superados por rivales que se han inclinado hacia las herramientas digitales en su negocio.

Los negocios también han experimentado un cambio notable en el tipo de informes de gastos que se procesan. Según Adam Reynolds, director ejecutivo de Webexpenses, esto se debe a que los líderes corporativos han tenido que reasignar los gastos de los empleados y de la empresa a raíz del COVID-19.

"Los viajes constituyen un componente de los gastos, pero no todos", dice Reynolds. "Entonces, lo que también hemos visto es que algunas organizaciones aumentan su uso porque una mayor cantidad de personas ahora trabajan desde casa". Eso significa que las empresas ahora están procesando un mayor volumen de compras de nuevas tecnologías, equipos y recursos que permiten a los empleados trabajar desde casa. A medida que los informes de gastos comienzan a adquirir nuevas complejidades, las herramientas de gastos digitales ampliarán sus capacidades para una nueva era de gestión de gastos.

El próximo capítulo de la digitalización de gastos

Debido a que la pandemia obligó a los líderes empresariales a dar un giro y cubrir sus pérdidas en 2020, muchos quedaron con mayores preocupaciones sobre el flujo de caja. A medida que evoluciona la automatización, las herramientas más nuevas se vuelven más livianas y pueden simplificar mejor el envío, el procesamiento y el pago de informes de gastos. Los negocios necesitan reevaluar continuamente sus herramientas y procesos de administración de informes de gastos para garantizar que, sin importar cuánto cambie el panorama comercial, puedan mitigar costos innecesarios, maximizar su capital de trabajo y reducir el fraude.

En un estudio reciente de Deloitte, que proyecta las tendencias de las finanzas digitales durante los próximos cuatro años, los negocios están viendo la punta del iceberg del futuro de las herramientas de digitalización de gastos. Para mantener una ventaja competitiva, los datos muestran que los dueños de negocios están analizando algunas tendencias clave de gestión de gastos digitales que pueden:

• Mejorar la claridad en los costos de procesamiento: la automatización de gastos puede permitir a los negocios gastar menos para procesar un solo informe de gastos. Debido a que las probabilidades de gastar demasiado en los costos de procesamiento son tan altas, los dueños de negocios están aprovechando las herramientas de informes digitales que aseguran que su costo por informe se mantenga en una cantidad baja.
• Llevar el tiempo del ciclo a tiempo real: para optimizar el flujo de efectivo, las grandes empresas están buscando formas de establecer períodos de reembolso más cortos. Si bien algunas herramientas de automatización actuales pueden procesar informes de gastos en tan solo un día, los pronósticos predicen que las herramientas de gastos eventualmente procesarán los pagos en tiempo real. Esto permitirá a los negocios mejorar la precisión de su capital de trabajo e inventarios.
• Pronosticar el flujo de efectivo con anticipación: al evaluar estas herramientas de informes de gastos digitales, las empresas pueden predecir mejor su futuro financiero, incluso en las condiciones comerciales impredecibles de la actualidad. A medida que cambien estas condiciones, es posible que los sistemas actuales no sean tan hábiles para predecir el flujo de efectivo y los líderes deberán evaluar y alejarse de estas limitaciones. El procesamiento de pagos en tiempo real puede brindar a los negocios una visión más precisa de su flujo de efectivo actual, lo que en última instancia puede ofrecer una imagen más clara para el futuro.

Comunicate con otras herramientas digitales: las herramientas de automatización pueden integrarse en su configuración existente de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube para que sea más fácil y eficiente para los equipos de contabilidad general procesar y reembolsar los informes de gastos a medida que cambian las necesidades comerciales y de los empleados. A medida que las herramientas de automatización amplían sus capacidades, los negocios buscan nuevas formas de integrar sus herramientas digitales con otras, agilizando y automatizando así el trabajo tedioso. Aprendizaje y crecimiento a través de la disrupción digital.

2020 creó desafíos únicos para los negocios, muchos de los cuales son netamente nuevas para la economía global. Las formas en que los negocios han reaccionado son variadas y los negocios que ya eran tecnológicamente avanzados se adaptaron rápidamente.

Ahora, a casi dos años de haber transitado por esta gran disrupción económica, muchos dueños de negocios continuarán aprendiendo y creciendo a través de la disrupción tecnológica. Los negocios que continúan evolucionando con las últimas herramientas de automatización generarán ahorros, fomentarán la adopción por parte de los usuarios y ayudarán a los equipos distribuidos y remotos a trabajar juntos sin problemas.

Autor: American Express