¿El secreto de la comunicación efectiva? Un enfoque multidireccional y multicanal.

La comunicación efectiva implica compartir mensajes claros sobre tus objetivos, así como sobre lo que tu audiencia debe hacer con esa información.

 ¿El secreto de la comunicación efectiva? Un enfoque multidireccional y multicanal.

En 1964, el teórico de la comunicación canadiense Marshall McLuhan acuñó la frase "el medio es el mensaje" en su libro Understanding Media: The Extensions of Man. McLuhan defendió la noción de que un tipo de comunicación en sí mismo, en lugar del tema de la comunicación, informa cómo se interpreta el mensaje.

Tras una mayor adopción de herramientas de productividad y comunicación basadas en tecnología entre los negocios, este concepto puede valer la pena para los dueños de negocios que están tratando de mejorar la forma en la que se comunican con los empleados y cómo los empleados se comunican entre sí.

Si estás buscando mejorar la forma en la que te comunicás con tu equipo, es útil comprender cada medio y qué tipo de mensaje tiende a enviar cada uno.

Tipos de comunicación en los negocios

La comunicación vertical o de arriba hacia abajo se refiere a un mensaje enviado por un supervisor o superior a un grupo o persona en un nivel inferior. A menudo, la comunicación de arriba hacia abajo más breve y formal es útil para anuncios o instrucciones simples, que a menudo afectan a un gran número de personas de manera similar y no requieren una respuesta personalizada.

La comunicación horizontal o de lado a lado implica un diálogo entre dos grupos o personas en un mismo plano. La comunicación de lado a lado más larga y técnica es efectiva para colaborar con compañeros de trabajo en un proyecto u organizar aportes de un grupo.

La comunicación unidireccional aún se puede utilizar hoy en día en situaciones en las que no se requiere entablar una conversación ni hacer comentarios. Sin embargo, el auge de internet ha resultado en una comunicación mucho más multidireccional. Ahora, los remitentes y los receptores intercambian información relevante de un lado a otro en cuestión de segundos. Junto con ello, las expectativas de cómo deben comunicarse los mensajes ha cambiado. La comunicación multidireccional ofrece mayores grados de claridad y de resolución de problemas. Si deseas fomentar un diálogo abierto y continuo sobre un tema complejo o que cambie constantemente, la comunicación multidireccional es probablemente el mejor enfoque.

Considerá diferentes canales de comunicación comercial

Para aprovechar al máximo la comunicación multidireccional, los dueños de negocios podrían implementar una estrategia omnicanal reflexiva. Una estrategia omnicanal crea y entrega un mensaje coherente e integrado a través de múltiples canales, moldeando el mensaje según las preferencias de la audiencia en función de cómo piensan y se comportan en cada canal.

"El canal de comunicación más impactante se basa en tu audiencia", dice Charlotte Ntreh, socia gerente de la firma de cambio organizacional PeopleResults.

"Te ganarás a las personas y te volverás insustituible si adaptás tu canal de comunicación a las preferencias de la otra persona", coincide Elise Gelwicks, fundadora y directora general de la empresa de coaching de habilidades interpersonales Eleview Consulting. "Si sentís que aprecian una llamada telefónica rápida en lugar de un email llamalos. Si te envían mensajes de texto con preguntas, pensá en usar mensajes de texto para responder".

Para crear un plan de canales de comunicación, es posible que los dueños de negocios primero deseen familiarizarse con los canales más comunes, así como con sus pros y sus contras.

Conversaciones cara a cara

Si bien este método puede haber resultado desafiante durante la pandemia mundial, a menudo todavía se considera el estándar para comunicar mensajes confidenciales o muy personales. Sugerir una reunión cara a cara comunica que realmente valorás tu relación con la otra persona y que querés entender su punto de vista lo mejor que puedas. La energía en persona también puede sacar lo mejor de la colaboración humana, por lo que puede ser útil para generar ideas creativas y establecer una relación con tu equipo. También puede contribuir en gran medida a levantar la moral.

Videoconferencias

Una videoconferencia puede comunicar que te gustaría compartir un mensaje en persona, pero que optás por elegir la siguiente mejor opción. Puede decir que el mensaje que deseas comunicar es lo suficientemente importante.

Sin embargo, debido a que es posible que no promueva el mismo entusiasmo que una experiencia laboral en persona, las videoconferencias pueden volverse aburridas, especialmente cuando se tienen ocho horas al día. Por lo tanto, puede ayudar a los dueños de negocios a evaluar si una videoconferencia es necesaria para cada ocasión y considerar si otro canal funcionase igual de bien.

Llamadas telefónicas

Solicitar una llamada telefónica puede expresar que el volumen de información es alto y que el feedback en tiempo real de tu receptor es fundamental, pero no requiere la formalidad que acompaña a una videollamada. Cuando se usan individualmente, las llamadas telefónicas pueden hacer que parezca que el mensaje es un poco más personal que comercial. Cuando hagas una llamada telefónica para construir una relación, es probable que obtengas un mejor resultado si les avisás primero.

Correo electrónico

El correo electrónico se ha convertido en el modo predeterminado de comunicación en los negocios, particularmente dentro de una organización. A menudo, es el primer intercambio de comunicaciones de contexto empresarial entre personas que se encuentran por primera vez, a menudo alberga el intercambio de archivos críticos para el negocio y puede transmitir un poco de información sobre la cultura de una organización según el tipo de etiqueta que se practica entre sus remitentes.

Sin embargo, hay que considerar un elemento importante de la comunicación por correo electrónico: su asincronía, o el hecho de que los mensajes se pueden intercambiar con éxito sin que el remitente y el receptor estén conectados entre sí en tiempo real. Puede haber dos períodos de demora en la comunicación por correo electrónico: el primero entre el momento en que se envía el mensaje y el momento en que se lee, y el segundo es entre el momento en que se lee el mensaje y el envío de una respuesta. La forma en que vos y tus empleados traten estos períodos de demora puede expresar la ética y las expectativas de la cultura de tu negocio.

Mensajes de texto

Hay pros y contras asociados con el uso de mensajes de texto en los negocios. Por un lado, es fácil, asequible y rápido. También es más probable que obtengas una respuesta porque muchos tienen su celular cerca de ellos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, los mensajes de texto son informales por naturaleza. Además, algunos empleados pueden ver los mensajes de texto con los empleadores como cruzar un límite y/o como una invasión de la privacidad, lo que podría afectar negativamente el compromiso.

Redes sociales y plataformas de mensajería en línea

La comunicación empresarial se traslada cada vez más a las plataformas online, especialmente a las redes sociales. Cuando conectás con un contacto comercial en las redes sociales, esto puede indicar que estás dispuesto a mostrar un lado más profundo y amplio de vos mismo, y que estás interesado en mantener un contacto continuo. "Las redes sociales son una oportunidad equitativa para lo bueno y lo malo", dice Ntreh. "Te permite presentarte y conectarte con nuevas personas y hacer crecer tu marca personal. Pero, por otro lado, puede empañar tu reputación laboral si sos demasiado honesto o compartís información que algunos destinatarios podrían ver desfavorablemente.”.

Comunicación empresarial no verbal

Incluso en un mundo de videoconferencias, cuando se trata de la eficacia de la comunicación, el lenguaje corporal sigue siendo tan importante como el lenguaje hablado.

Las primeras impresiones se forman en cuestión de segundos, y la apariencia física y el comportamiento de los dueños de negocios deben transmitir autoridad y profesionalismo en lugar de descuido y desconexión. Las sonrisas, los asentimientos, el contacto visual, los gestos activos con las manos y las "posturas de poder" pueden presentar a los dueños de negocios como cálidos y accesibles, pero también creíbles y dignos de confianza. Cuando tus señales no verbales se alinean con tus palabras, es más probable que generes respeto y cooperación, un sentido de trabajo en equipo y mejores la moral.

El medio es verdaderamente el mensaje. En una era en la que las máquinas inteligentes manejan más tareas comerciales, la ventaja humana de los dueños de negocios estará en implementar los tipos y canales de comunicación correctos que mejor respalden sus objetivos de compromiso y formación de equipos.

 

Autor: Alexandra Levit

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