Realizar pagos de manera oportuna es una práctica recomendada para cualquier empresa que valore su reputación y relaciones. Sin embargo, también hay riesgos y sanciones más serias en juego para las empresas que tardan en pagar a proveedores y suministradores, lo que podría afectar en última instancia la capacidad de la empresa para mantenerse a flote.

Aquí se analizan los posibles impactos de realizar pagos tardíos y cómo puede dañar tu negocio, además de algunas formas de evitar que este ciclo vicioso ocurra en primer lugar.

¿Por qué ocurren los Pagos Tardíos?
 

Existen múltiples razones por las cuales las empresas enfrentan pagos tardíos. Por un lado, las brechas en el flujo de efectivo pueden dificultar el pago oportuno a los proveedores. Los procesos internos ineficientes también tienen un peso importante, ya que las fechas de facturación olvidadas o pasadas por alto pueden retrasar los pagos considerablemente. Las deficiencias en la gestión también pueden pasar factura. Cuando los líderes multitaskers tienen demasiadas responsabilidades, pueden carecer de la concentración necesaria para cumplir con los plazos de pago de las facturas.

Pero las ineficiencias internas no son la única causa de los pagos tardíos. Según el Barómetro de Prácticas de Pago de Atradius de 2023, que encuestó a 650 empresas en América del Norte, las disputas de facturas también desempeñaron un papel desproporcionado en los pagos demorados. Las disputas de facturas son desacuerdos entre clientes y proveedores sobre cargos, cantidades o condiciones facturadas. A menudo, se derivan de errores, malentendidos o incumplimientos de las condiciones acordadas.

Cómo los pagos tardíos pueden dañar a tu Empresa
 

Independientemente de la razón por la cual una empresa realiza un pago tardío, ya sea por brechas en el flujo de efectivo, descuidos en la facturación u operaciones con personal insuficiente, las repercusiones pueden ser perjudiciales y, si se permiten que se agraven, pueden resultar difíciles de remediar. Aquí hay algunas razones para evitar hacer pagos tardíos:

Se puede incurrir en costosos cargos por pagos tardíos.
 

Los pagos tardíos a menudo conllevan costosos cargos por pagos atrasados o intereses, lo que significa que estarías pagando más de lo necesario por los bienes o servicios proporcionados. Las tarifas por pagos tardíos deben estar detalladas en su factura y en su contrato con el proveedor, si es aplicable.

Podría afectar las relaciones con los proveedores.
 

Si pagás consistentemente a los proveedores de manera tardía, las frustraciones podrían aumentar. Los proveedores podrían eventualmente cortar lazos con su empresa, dejando un vacío en su cadena de suministro que no se pueda remediar fácilmente. Esto podría llevar a una reducción en la línea de productos o servicios, clientes descontentos y menores ventas. Además, una reputación por pagos tardíos podría extenderse por la industria, dificultando la búsqueda de nuevos proveedores cuando se los necesite, especialmente si tu crédito comercial se ve afectado.

Podrías perder poder de negociación.
 

Pagar a tus proveedores tarde puede dejarte sin la posibilidad de negociar mejores condiciones, plazos de pago extendidos, ofertas especiales o simplemente disfrutar de descuentos por pago temprano. Estos beneficios podrían brindar ahorros y flexibilidad significativos para las pequeñas empresas con un flujo de efectivo ajustado. Y un historial de pagos tardíos no sólo obstaculiza tu capacidad para negociar las mejores tarifas, condiciones y descuentos, sino que una vez que se erosiona la confianza, es posible que tus proveedores ya no prioricen tu empresa ni resuelvan los problemas de servicio que pueda tener. Incluso podrían aumentar los precios.

Podés frenar el crecimiento y poner en peligro la supervivencia.
 

Si pagás tarde, es posible que te encuentres siempre tratando de ponerte al día, lo que dificulta la gestión y pronóstico del flujo de efectivo de manera efectiva. Y sin un flujo de efectivo fluido, las empresas pueden quedarse con poco margen para reinvertir en el crecimiento y mantenerse a flote. El flujo de efectivo es uno de los principales factores que afectan las tasas de supervivencia de las pequeñas empresas.

Cuatro maneras de pagar a tus proveedores a tiempo
 

Tomar medidas proactivas, como automatizar pagos, negociar términos con proveedores, compartir previsiones de inventario y cambiar a un modelo de negocios diferente, puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas a eliminar los pagos tardíos y mejorar el flujo de efectivo.

Automatizar procesos.
 

El uso de software de contabilidad para monitorear y automatizar pagos en tiempo real se está convirtiendo cada vez más en una necesidad. Según el informe de Tendencias de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar de noviembre de 2023 y el camino hacia la rentabilidad, producido por PYMNTS Intelligence y American Express, el 85% de los ejecutivos de empresas medianas informaron que la automatización de cuentas por pagar es fundamental para procesos eficientes, precisos y simplificados. Y casi tres cuartas partes informaron que la automatización mejora el flujo de efectivo, impulsa el ahorro o aumenta el crecimiento empresarial. El informe se basa en una encuesta de junio de 2023 a 412 ejecutivos.

Examiná tu modelo de negocios.
 

El flujo de efectivo de tu empresa puede afectar la nómina, los gastos diarios, la capacidad para invertir  y los pagos a los proveedores que mantienen su funcionamiento. Para un flujo de efectivo más sólido, considerá si podés sincronizar mejor los términos de pago de tus proveedores con tus ingresos entrantes.

Negociá con tus proveedores.
 

Si los términos de pago no funcionan para tu empresa, y aún no dañaste tu reputación con pagos consistentemente tardíos, intentá negociar con tus proveedores para obtener un período de pago más largo. Tené en cuenta que es mucho mejor trabajar de manera colaborativa y proactiva para encontrar una solución, en lugar de adoptar el hábito de pagar tarde..

Supervisá tu inventario.
 

El software de inventario personalizable puede brindar una lectura en tiempo real de los niveles de stock, ayudando a rastrear los artículos a medida que avanzan por la cadena de suministro y mantener un control cercano sobre el rendimiento. A su vez, esto puede ayudar a reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda. Esto puede minimizar el riesgo de desembolsar efectivo innecesario, beneficiar tu flujo de efectivo y facilitar el seguimiento de los pagos.

En Resumen
 

Varios factores contribuyen a los pagos tardíos a los proveedores, desde ineficiencias en la facturación hasta disputas de facturas. Pero realizar pagos tardíos es costoso y puede deshacer a las pequeñas empresas al inhibir el crecimiento y perjudicar las relaciones con los proveedores. Tomando medidas, ya sea negociando de manera proactiva nuevos términos con los proveedores o automatizando procesos de pago, las pequeñas empresas pueden revertir la situación. Y los beneficios valen la pena: además de fortalecer su reputación, los pagos oportunos pueden incentivar a los proveedores a priorizar tu empresa e incluso otorgar descuentos a largo plazo, ayudando a mejorar sus resultados financieros.