Cuando se trata de liderar en el lugar de trabajo, saber cuándo delegar de manera efectiva puede marcar la diferencia. No solo puede brindar alivio mental y evitar el agotamiento, sino que también puede ayudar al negocio a largo plazo en términos de ingresos y rentabilidad.
Los siguientes ejemplos son un buen lugar para comenzar a delegar tareas ante un aumento de responsabilidades y recursos:
- Contabilidad: Siempre hay que vigilar las finanzas generales. Sin embargo, es probable que se puedan delegar las tareas diarias más pequeñas, como enviar facturas, ingresar información financiera, administrar la nómina y el mantenimiento de registros.
- Administración: Administrar el calendario, programar reuniones, devolver llamadas telefónicas, reservar planes de viaje e incluso clasificar los correos electrónicos son tareas que pueden sumar bastante tiempo en un día promedio. El uso de un asistente virtual (o interno) puede ahorrar varias horas.
- Servicio al cliente: Una vez que el negocio crezca, no tiene que ser la primera persona a la que los clientes llamen para pedir ayuda o presentar quejas. Puede delegar esta tarea en otra persona.
- Data entry: Si es posible, posponer esta tarea hasta tener suficientes datos para que la tarea valga la pena y luego subcontratar o automatizar.
- Soporte IT: Aprender a resolver los problemas informáticos puede llevar más tiempo que contratar a alguien para que se encargue de ello. Contratar personal especializado o un buen consultor puede ir más allá de la resolución y solución de problemas para ayudarlo a planificar el crecimiento.
- Marketing: Si bien es necesario supervisar la estrategia y plan de marketing general, se ahorra mucho tiempo y esfuerzo al encontrar especialistas en marketing que se encarguen de los aspectos cotidianos, como escribir anuncios o blogs de sitios web, diseñar y colocar anuncios y programar publicaciones de blog o contenido de redes sociales.
- Packaging y envíos: Ya sea que se envíe correo y productos promocionales o que se llenen órdenes con los pedidos de productos, puede delegar el llenado de sobres, el empaque y el etiquetado a otra persona.
- Producción: Incluso si la empresa fabrica productos hechos a mano, como joyas o artículos para el hogar, se puede delegar la producción en algún momento para que el negocio pueda crecer.
- Sitio web: Es mejor dejar el diseño, la actualización y la seguridad del sitio web de la empresa en manos de un profesional, ya que las reglas en esta área cambian constantemente.
- Escritura: Dirigir una pequeña empresa puede requerir mucha escritura, desde propuestas y publicaciones de blog hasta documentos e informes. Se puede ahorrar tiempo teniendo una persona dedicada a esta tarea.
Cómo delegar efectivamente
Delegar, en muchos sentidos, requiere pasar de operar el negocio a liderarlo. Tener un proceso ayudará a delegar de manera efectiva y cosechar los beneficios.
- Elegir a la gente correcta: Es vital elegir personas de confianza y que tengan las habilidades y la experiencia para manejar el trabajo, o la inteligencia para aprenderlo.
- Crear sistemas y procedimientos: Desarrollar instrucciones claras para cada tarea que se delegue. Estas pueden ser complejas o simples dependiendo de la tarea. Se deben identificar los pasos de la tarea, qué materiales o herramientas se deben usar para realizarla y qué resultado se desea.
- Empezar de a poco: Es mejor empezar por delegar una tarea pequeña a una persona que esté considerando. Por ejemplo, si estás probando a un empleado para administrar todas las redes sociales, puede comenzar con una tarea simple como programar una publicación antes que escribir y publicar contenido de manera constante. También se debe crear un espacio para cualquier pregunta para aclarar las mejores prácticas.
- Comunicar regularmente: La comunicación abierta puede ser clave para delegar con éxito. Es posible que haya algunas personas con las cuales se deba interactuar constantemente y otras que no requieran un contacto frecuente. Sin embargo, en cualquier caso es necesario establecer sistemas y cronogramas para cuándo y cómo comunicarse.
- No caer en el micromanage: Idealmente, una vez que las personas conocen sus tareas asignadas, deberían poder manejarlas sin más interferencias. Sin embargo, delegar no significa renunciar a la responsabilidad. Es necesario mantenerse al tanto del progreso general de los empleados y contratistas a través de registros y revisiones. Establecer expectativas claras puede crear líneas claras de comunicación y ayuda a que la delegación funcione de manera efectiva. Hay que dejar en claro la expectativa sobre los resultados deseados, los plazos y los formatos de entrega.
Al implementar tácticas de delegación, es posible que el horario se libere para concentrarse en el panorama general y hacer crecer el negocio de forma más rápida y eficaz.
