La gestión del stock, también llamado de "existencias", es una temática que incumbe y puede afectar a una empresa si no es dirigida de manera correcta. Uno de los objetivos claves de la administración de inventarios es satisfacer las necesidades de los clientes en el momento que requieran el producto, por lo que una buena o mala ejecución impacta de manera directa en el equilibrio económico-financiero de cualquier firma, así como en su capacidad para ganar o mantener nuevos negocios y clientes.
Lucas García, docente y coordinador académico del taller de Gestión y Control de Inventarios de la Universidad Tecnológica Nacional (UTN Buenos Aires), habla con Multitaskers y revela no sólo sus claves y errores más recurrentes, sino también las mejores políticas y últimas tecnologías utilizadas para la gestión del stock.
El equilibrio, la clave
La función de gestionar stocks eficientemente, comienza García, obliga a las empresas “a afrontar el desafío de lograr un equilibrio muy delicado, que se encuentra en el medio de fuerzas de peso dentro de la organización: ventas, finanzas y producción”. El especialista agrega que es importante que la dirección se focalice en generar una función, área o puesto dentro del organigrama, “con objetivos simples, pero de alto impacto” económico, financiero, comercial y operativo. Esta oficina dentro de la empresa, según el docente de la UTN, debería:
• Asegurar la disponibilidad de producto al cliente o de materias primas al proceso productivo, es decir evitar los “stock outs” en cualquier eslabón de la cadena de suministro.
• Evitar la generación de stock en exceso que posean una débil demanda, llamados “slow movers”.
• Evitar la generación de stock obsoleto, cuando se discontinúa la comercialización o uso de un ítem.
• Minimizar la generación de pérdidas o de stock “vencido”, llamados en la jerga “writte offs”. Esto se da principalmente en las actividades donde se manejan ítems con fecha de caducidad.
La individualidad, el error
Gestionar el stock no es una tarea solitaria que requiere de individualidad para hacerlo. Es necesario la participación de las principales actividades de la compañía, como ventas, producción, finanzas y marketing. “Todas estas funciones toman decisiones en su día a día que impactan en la fluctuación del flujo de stocks”, afirma el docente, al considerar que, justamente, el error más común de quién gestiona el stock es “no tener en cuenta o tener un débil monitoreo” de las acciones de estas áreas y “no establecer procesos comunes de comunicación” (cita como ejemplos reuniones de Sales & Operation Process, reuniones de análisis de pronósticos, entre otros procesos que se pueden implementar) e “intercambio frecuente de información” (Business Cases de nuevos productos, migración y reemplazo de componentes y productos, entre otras), en la cual el planificador incorpora esta información vital para anticipar y activar acciones de abastecimiento”.
No solo basta con poseer el pronóstico o plan de ventas, sino que hay tener continuo contacto con las demás áreas para poder alcanzar una gestión de inventarios exitosa. Realizar cualquier acción tomada sin el conocimiento de la zona que gestiona el stock, ocasionaría no solo “stock outs”, es decir “no contar con el stock preparado para afrontar una promoción o nuevos negocios”; sino que también se provocarían “slow movers” u “obsoletos”, que se refiere a “el caso de quedarse con stock de ítems que serán repentinamente discontinuados comercialmente, explica.
Política de stock
La gestión del stock comienza con la implementación de una política de stocks y su consiguiente plan, “que trazará estrategias y actividades para lograr los objetivos o targets de la Política”, afirma el coordinador del taller de Gestión y Control de Inventarios de la UTN, al aclarar, además, que no existen “herramientas aplicadas en forma aislada, o recetas puntuales para optimizar los gastos originados por tener inventarios y el costo de la venta perdida por un quiebre de stock”.
Ésta política, baja desde la dirección de la compañía hacia el área que gestiona el stock y puede hacer mención a distintas perspectivas según los principales intereses de la empresa: “Puede apuntar a mantener un determinado nivel de inventario; un determinado rendimiento de entrega al cliente en tiempo y forma”, se explaya García, y sugiere establecer tres puntos:
• El “Qué” abastecer: implica establecer en forma precisa cuales son los ítems a adquirir y mantener en stock. Se trata de un grupo de ítems o SKU (Stock Keeping Unit) que están habilitados para ser pedidos y que estamos seguros que serán utilizados en el proceso productivo
• El “Cómo” abastecer: se focaliza en determinar el método de cálculo del suministro que se utilizará para reponer el stock. Básicamente, ya generalizado para muchas industrias, se utilizan los sistemas de reposición por Punto de Pedido o Reorden o el sistema de Revisión Periódica de stocks.
• El “Cuándo” abastecer: se analiza la frecuencia en tiempo (días, semanas) que será óptima para realizar reposiciones, de acuerdo al nivel del stock medio deseado o fijado por la Política de stocks. Esta base, permite definir un sistema de gestión del inventario, que debe mantenerse en el tiempo a través de ciclos de trabajo, pudiendo dejar una “huella” o trazabilidad de las acciones de planificación realizadas.
Tecnología y stock
El crecimiento de las tecnologías y los nuevos sistemas informáticos, permitieron un avance significativo en la administración del stock: “La incorporación de sistemas informáticos o ERP (cita Enterprise Resource Planning, como SAP y JDEdwards, entre otros) dentro de las compañías, mejoró la eficiencia de la gestión de inventarios, gracias a que se puede contar con información casi online del estado del stock en la cadena de suministro: Inventario disponible en el depósito, en Calidad próximo a ingresar, ordenes en tránsito, y ordenes colocadas, aún no embarcadas por el proveedor”, asegura García. A través de estas herramientas, el analista o planificador del stocks tiene la capacidad de “monitorear el stock en toda la cadena, y ganar en proactividad para mejorar el abastecimiento de una línea de producción o centro de distribución”.
Pero el ERP no es la única opción que tienen los encargados de llevar adelante el manejo de los inventarios. También se encuentra como complemento, las ya clásicas planillas de cálculo: “Éstas, pueden moldear la información que se puede bajar de los ERP de distintas formas ajustada al análisis que el planificador necesita llevar para monitorear, proyectar situaciones de cobertura de stock y hasta realizar pedidos de reposición, si el ERP no cuenta con módulo de pedido o no se encuentra implementado”, finaliza.
