El tamaño de la organización no importa, mucho menos el nivel de jerarquía, cuando de un reporte en Excel se trata. Las decisiones certeras provienen de un manejo claro y estructurado de la información disponible. Betiana Velaz se desempeña como contadora pública, habiendo desempañado en ese ámbito durante más de 15 años. A través de su paso por distintas áreas financieras, administrativas y comerciales, forjó una relación cercana y de conocimiento con el programa de planillas y cálculos “siempre utilizando Excel como herramienta elemental para realización de todo trabajo”. En el caso de las pymes o emprendimientos, para poder crecer como organización “Es primordial estar organizado administrativamente”. Para ello, describe Velaz, “Se requiere trabajar con información cierta para primero conocer el presente del negocio y luego poder planificar o tomar decisiones sobre el mismo. Creo que el Excel puede ayudar a este objetivo”.
Hablar de hojas de cálculo implica hablar de una herramienta con un potencial enorme pero que es desaprovechado en su mayoría por la falta de conocimiento en el tema. Un emprendimiento u organización puede procurar este programa tan solo contratando el servicio de paquete de Windows Office. En Excel, o las hojas de cálculo gratuitas como el OpenOffice o el Google Drive, se pueden llevar todas las tareas cotidianas de la operatoria de un negocio: Registro de ventas, control de stock, presupuestos, flujo de caja, cuentas corrientes, control de gastos, administración comercial, listas de precios, costos, registro de todo tipo de información y todo reporte que se genere con información cargada. Permite automatizar tareas repetitivas.
“Siempre me interesó que una tarea se realice en forma precisa y me lleve el menor tiempo posible y para ello Excel es la herramienta perfecta ya que permite la automatización de tareas repetitivas que implican pérdida de tiempo, stress y costos. Hacerlo bien desde la primera vez”, cuenta a Multitaskers la contadora que lleva a cabo talleres de capacitación para empresas. En resumidas cuentas, Velaz cuenta que este programa sirve para “Organizarse, armar bases de datos en forma eficiente y consistente, para generar reportes con información confiable para la toma de decisiones de cada organización, reduciendo tiempo de proceso y con el plus que se puede armar a la medida de cada negocio”.
Definiendo lo básico
Para empezar a poner manos de obra es preciso contar con una base de datos, pero ¿qué es una base de datos? ¿cuáles son sus componentes? La contadora la describe con palabras claras y sencillas: “Una base de datos está formada por cada uno de los datos/atributos que se obtienen sobre un determinado objeto y que en conjunto y organizados (filas y columnas), forman una base sobre un asunto o tema preciso”. A veces, no basta sólo con poseer datos, ya que estos mismos sin una organización pueden llegar a causar confusión. Estas fuentes con información pueden ser de gran utilidad, haciendo alusión al dicho que reza que la información es poder, las bases de datos pueden servir para “administrar mejor la información, ahorrar tiempo y costos y si se hace en forma eficiente, agiliza los procesos mejorando así la productividad”, según cuenta Betiana Velaz.
“Es muy relevante su organización y consistencia porque luego serán la base para generar información. Excel colabora para que esto se de en forma automática y eficiente con sus múltiples herramientas (validación de datos, listas desplegables, fórmulas, tablas dinámicas, gráficos, entre otros.)”, explica la contadora Velaz.
Funciones primordiales
“Son muchas”, enfatiza la contadora experimentada. A pesar de la gran cantidad resume para los lectores de Multitaskers aquellas que considera primarias a tener en cuenta, como las herramientas de orden (AZ o ZA), filtros de información y las siguientes:
Fórmulas de búsquedas y referencia: permiten traer información ya cargada en otras bases o ubicaciones y traer el dato necesario, reduciendo los tiempos de carga de datos y evitando errores de carga. (Formulas: Buscarv/ Buscarh).
Formulas lógicas: que permiten evaluar opciones y así realizar análisis del tipo ¿qué pasaría sí. . .? para apoyar la toma de decisiones. La función SI es una de las funciones más populares de Excel y permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. En su forma más sencilla, la función SI dice: SI (Algo es Verdadero, hacer algo; de lo contrario hacer algo diferente)
Tablas de Excel: sirven para que la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados sea más fácil. Una tabla normalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo a las que se ha aplicado un formato de tabla. Con las características de una tabla, se puede administrar los datos de las filas y columnas de la tabla de forma independiente a los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo.
Tablas dinámicas: Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes cantidades de datos, subtotalizar, resumir por categorías, expandir y contraer niveles de datos para destacarlos, ver diferentes resúmenes de los datos de origen, filtrar, ordenar, y agrupar los datos más útiles e interesantes, así como darles formato, presentar informes concisos y atractivos.
