Es la coronación del trabajo compartido en toda la empresa, aunque no siempre se la trata con el nivel de precisión y planificación que sí se hace en el diseño de un producto o servicio y su venta en el mercado. Se trata de la gestión de cobranzas, sobre la que los expertos en pymes aseguran que siempre es posible realizar ajustes, mejorar los procesos y saber ubicar al personal con capacidad de resolución de conflictos y negociación. El objetivo no sólo es tener una mayor efectividad en la recaudación, sino también evitar problemas y diferendos con los clientes.
En una entrevista con Multitaskers, Alicia Verna, directora de AV Consultores Pymes, consultora especializada en la gestión de pequeñas y medianas empresas; Diego Caride Fitte, socio director de Auren Buenos Aires, cuentan las claves y las herramientas necesarias para diseñar un proceso eficaz que cumpla con los objetivos financieros de la empresa.
El proceso de cobranza, es una pata de la empresa que no hay que evitarla o dejarla de lado y hay que fortalecerla para que su aporte en la empresa sea de gran magnitud. Para Diego Caride Fitte, el proceso de cobranzas es “vital para todas las empresas”. En su entrevista con Multitaskers, afirma que “es importante trabajar continuamente para que los procesos internos sean ágiles y permitan mantener al día de cualquier cambio que pueda surgir, pudiendo ser medido y mejorado permanentemente”. Por otra parte, cuenta que en el área de administración hay que “analizar los procesos y asegurar de que los clientes para los cuales trabajamos, sean solventes, que la factura esté perfectamente hecha, que el cliente esté dado de alta y esté conforme con el servicio prestado e informado sobre las formas de pago”.
Cómo ser eficientes
Para ser eficientes en las cobranzas, la directora de AV Consultores Pymes, propone cinco cuestiones claves que hay que tener en cuenta:
1) Ser regulares en la gestión: Lapsos muy largos entre las cobranzas hacen que las deudas se acumulen; y hacen que el deudor olvide la obligación. No es una tarea que pueda demorarse o posponerse, debe tener un foco diario y un control semanal.
2) Ser sistemáticos: La improvisación es causa del fracaso de cualquier cobranza. Es fundamental responder a un sistema y contar con un plan que defina qué se va a realizar, con qué frecuencia y quién será el responsable.
3) Constancia: Muchas veces no gestionamos con el esfuerzo e insistencia necesarios por miedo a "no molestar". Lamentablemente el sector de pagos dará prioridad a quien más le insiste.
4) Información: contar con un tablero de créditos permite tener una rápida visualización de la situación y nos facilita la toma de decisiones
5) Limpiezas trimestrales: es clave establecer un análisis profundo de la cartera de créditos en forma trimestral, realizando tareas de "limpieza" como ser: redondeos, ajustes menores, bajas a pérdidas, envíos de casos a negociación extrajudicial o judicial, etc. Esto le permitirá hacer foco en los casos que concentran el 80 % de la deuda.
Herramientas eficaces
Para poder llevar a cabo buenos procesos sobre la gestión de cobranza es necesarios llevar adelante un número de herramientas que permitan facilitar el trabajo a realizar. Por ejemplo, para Verna, es importante “implementar una secuencia de avisos y reclamos a clientes, a través de diferentes medios como llamados, e mails, cartas; según el tiempo que haya pasado desde el vencimiento de la factura”, para una ejecución segura. Por otro lado, recomienda no solo el uso de herramientas que permiten “automatizar estas gestiones a través de envío de mails automáticos al cliente, con su estado de cuenta, o mensajes de texto (SMS)”, sino que también utilizar sistemas de gestión en los cuales “se puede ir dejando registro de las gestiones efectuadas, que nos permiten controlar la gestión de nuestro cobrador”.
"Se recomiendan herramientas para automatizar las gestiones, como mails automáticos o SMS, así como sistemas para registrar todas las gestiones efectuadas."
En el caso del socio director de Auren Buenos Aires, entiende que la gestión de cobranzas es “un proceso que requiere de planificación, orden y constancia. Por eso hay que simplificar el trabajo de quienes gestionan las cobranzas”. Es por tal motivo, que aconseja la utilización de un software especializado en el tema, denominado “Intiza”, que logra que la gestión de cobranzas sea “más eficiente”. Bajo la misma línea, Caride Fitte afirma que es importante para simplificar el trabajo utilizar “herramientas informáticas que nos ayuden en la priorización de los clientes que debemos gestionar, acceder a sus datos, deuda, historial, para que de esa manera nos permita asignar tareas, recordatorios sistemáticos o mails que nos permitan una gestión óptima”.
