Las pymes muchas veces no pueden darse el lujo de tener tantos empleados como necesidades poseen y por eso suelen dejar de lado ciertas tareas que a veces resultan rutinarias pero son útiles al desarrollo y crecimiento del negocio. Por fortuna, con la llegada de la tecnología esto ya no debería ser un problema. Por eso, Multitaskers organizó un listado de aplicaciones básicas para Smartphones, tablets o computadores de escritorio para cualquier pyme, teniendo en cuenta diversas áreas como marketing, gestión contable, diseño gráfico y organización de redes sociales. 

Organizadores

Los Post-it amarillos pegados en el escritorio ya son cosa del pasado. Ahora poder administrar las tareas y proyectos es más simple: Toggl es una aplicación de creación de proyectos y tiempo de ejecución de los mismos. Es muy útil para las pymes, ya que se le pueden agregar etiquetas, como cliente, proyecto y tarea que permite una organización más exhaustiva. En la misma sintonía está Things, app para administrar las tareas diarias, mejorar la productividad y lograr la consecución de las metas. Lo distintivo de esta aplicación es que se pueden copiar al programa, directamente, tareas asignadas en e-mails que se reciben con encargos. Ambas poseen la opción de sincronización automática para diversos dispositivos.

Calendarios

La agenda en papel también está llegando a su extinción. El clásico Google Calendar es otra recomendación para pymes que no puede faltar en este listado. Además tiene la opción de compartirla con empleados o clientes y activar notificaciones por correo electrónico y SMS para no olvidar ningún evento. Esta app también puede sincronizarse con otros dispositivos.

Escritos en la nube

Más allá del conocido OpenOffice para crear documentos en línea y poder compartirlos, otra buena opción es Evernote, que sirve para realizar desde listas cortas hasta investigaciones largas. Lo distintivo es poder guardar en el documento todo lo que uno va encontrando en el camino y le es útil: artículos de Internet, notas escritas a mano, palabras, imágenes o documentos para que estén siempre a mano. También se pueden llevar adelante buenas presentaciones de trabajo sin necesidad de crear diapositivas, sino que con un solo clic las notas se transforman en un buen diseño adaptado a la pantalla. 

Reuniones en línea

Con las ocupaciones diarias en ascenso, cada vez es más difícil encontrar un momento para reunirse con clientes o colegas. Por eso, otra de las apps de Google recomendadas para reunirse en línea es Hangouts, a través de la cual pueden intercambiarse fotos, mensajes e incluso llamadas de video en grupo. En esta misma sintonía se encuentra GoToMeeting, otra forma sencilla de celebrar reuniones en línea con hasta 25 asistentes, además del clásico Skype.

Diseñadores de mail

Enviar mails es la tarea diaria más común de cualquier pyme. Lograr que los mismos se vean con un diseño más sofisticado o con estética especial para cada ocasión, ya no depende de contratar un diseñador. La app MailChimp es una plataforma de publicación de correo electrónico que permite diseñar y enviar campañas de correo electrónico, como actualizaciones de productos, invitaciones a eventos o anuncios. “Si usted trabaja por cuenta propia, MailChimp tiene características e integraciones que se adaptan a las necesidades de marketing de correo electrónico”, aclara la web.

Community Managers

Para administrar las redes sociales de la compañía o de sus marcas no puede faltar Hootsuite. Es una plataforma para programar y administrar la proyección social de todas las redes sociales (como Facebook, Twitter, Linkedln, entre otras) a través un sólo cuadro de mandos. Además, se pueden programar publicaciones, sin necesidad de que la persona encargada esté las 24 horas del día pegada al dispositivo. Asignar mensajes, crear flujos de trabajo, y agilizar la comunicación con colaboradores y clientes son algunas de las facilidades de esta aplicación web. Tampoco hay que olvidarse TweetDeck, la más poderosa herramienta de Twitter para seguimiento en tiempo real de organización de tweets y notificaciones.

Almacenadores de archivos

Un gran problema de los tiempos 2.0 es saber dónde guardar los archivos de manera segura y cómo compartirlos, sobre todo los que demandan mucho espacio de almacenamiento. Para ello, se recomienda Dropbox, servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube que además permite a los usuarios sincronizar archivos en línea y entre ordenadores. Google Drive tampoco puede faltar en la lista, ya que además logra trabajar con los archivos en línea entre diversos usuarios. Box.com y TeamViewer son otras de las apps para acceder a los archivos estés donde estés.

Viajeros

Por placer o por negocios los viajes siempre demandan organización, para que no se transformen en un quebradero de cabeza, existe la aplicación TripIt para organizar los viajes minuto a minuto y llevar todos los pasos en el teléfono móvil. Su uso es sencillo, sólo hay que enviar las confirmaciones de registro del hotel, del avión u otro tipo de reserva a la dirección de TripIt. Pero hay más, la aplicación comunica los contactos asociados como amigos que están cerca de los lugares para crear un calendario de citas o mandar mensajes a estos contactos para poder reunirse. En esta misma categoría, para las pymes que deben cuidar sus bolsillos y no llenarse de papelitos con facturas, existe Expensfy, que ayudará a tener disponible siempre la lista de gastos.

Gestiones contables

Presentado como el gran programa de contabilidad para pequeñas empresas, Quickbooks funciona como un “súper secretario” que puede memorizar una cantidad inmensa de información del negocio. Una vez memorizada la data, la ordena, calcula y reporta, según requiera el negocio. El programa tiene la posibilidad de bajarse de manera gratuita por un mes, a modo de prueba.

FreshBooks es otra útil herramienta que permite agilizar los trámites relacionados con la gestión de cobros, la contabilidad y control de tiempos en los proyectos. Posibilita el pago online, seguimiento del proceso de cobro, la creación de facturas para cada cliente, entre otros servicios. Otros programas para tener en cuenta son Outright, que permite hacer seguimiento de los ingresos y gastos en tiempo real; Codeka, que ayuda a controlar la facturación y gestionar el almacén de una pyme; y Mint, ideada para realizar el seguimiento de todos los movimientos del dinero.

Marketing

Los softwares de marketing llegaron para lograr más y mejores ventas con menos esfuerzo. La plataforma Marketo constituye uno de esos ejemplos ya que abarca desde una estrategia de inbound marketing, hasta la automatización del resto de procesos, como las campañas de e-mails o la organización de eventos. En este mismo apartado, podemos encontrar Vocus (software de marketing basado en la nube y que ayuda a conseguir y retener clientes), Hubspot (solución de marketing interno como alternativa personalizada y eficaz a las estrategias tradicionales de marketing que tiende a “fastidiar” a los consumidores) y Watson Analytics. Esta última permite a cualquier empresa subir su información a la nube para que esta sea analizada y pueda brindarle insights precisos que ayuden a impulsar el negocio, como por ejemplo “¿Cómo puedo tener una mejor visión de mi campaña de marketing?” o “¿Cuáles son los contratos con más probabilidad de concretarse?”)

Estar seguros

Y para el final, lo más importante: que los archivos estén seguros. Para ello es necesario poder realizar una copia de seguridad de los mismos. Mozy es un servicio gratuito de almacenamiento en la nube orientado a la copia de seguridad de los archivos.